Quando le to-do list e i timer non riescono ad aiutarti prova uno di questi metodi alternativi.

Sei sopraffatto da compiti e responsabilità e sai che è necessario ideare un metodo di gestione del tempo ottimale per evitare che la tua testa esploda. C’è solo un piccolo problema: hai provato ogni trucco conosciuto ma nessuno di loro ha dimostrato di essere efficace.

Non preoccuparti, questo non significa che sei condannato ad una vita governata dal caos più incontrollabile. Potresti semplicemente dover guardare più in là, scavalcando ciò che funziona per la maggior parte delle persone, o modificare e adattare i loro metodi alla tua vita. Ecco alcune alternative che puoi provare.


Invece di scrivere una lista di cose da fare

Siamo tutti coscienti che scrivere la lista delle cose da fare ha dei benefici psicologici (e di produttività) e sembra essere il modo più semplice per gestire il tempo. Ma non è così per tutti. Se non riesci a fare a meno di scrivere almeno 20 elementi per poi sentirti male quando ne porti a termine solo tre, finirai per trovare questa struttura della to-do list soffocante e poco interessante. Potresti voler persino interrompere del tutto la pratica.
Judith Humphrey, esperta di comunicazione, spiegò le ragioni per cui aveva abbandonato la lista delle cose da fare: “Alcune attività vengono eseguite meglio quando non essere ridotte ad una lista di compiti. Se ho scritto nella lista ‘vai a fare una passeggiata’, quell’attività perderebbe immediatamente il suo fascino. Quando l’idea di fare una passeggiata mi entra nella testa, poi non vedrò l’ora di uscire di casa. Questo perché è una scelta, non un dovere da compiere assolutamente perchè è scritto nella lista.

Prova a scrivere una lista di cose da NON-FARE

Ciò che puoi fare, tuttavia, è pensare a oggetti che non ti portano gioia e che contribuiscono poco ai tuoi obiettivi a lungo termine. In questo modo non sprecherai del tempo a fare del lavoro che non ti piace o non ti gratifica, liberando del tempo prezioso da destinare alle cose che ti renderanno felice a lungo andare. Come disse Mike Vardy, (autore di The Front Nine: How to Start the Year You Want Anytime You Want): “Avere una lista di cose che non farai è più facile da seguire … se so cosa non devo fare non lo faccio


Invece della tecnica del pomodoro

Se stai leggendo questo articolo è probabile che tu sappia quanto sia importante lavorare senza interruzioni e mettere da parte un po’ di tempo durante la settimana. Il problema è che il metodo più comunemente utilizzato per pianificare il famoso “deep work”, la tecnica del Pomodoro, può sembrare troppo forzata e restrittiva. Non puoi sempre lavorare in blocchi di 20-25 minuti e poi fare una pausa di 5 minuti. A volte sei così immerso nel tuo lavoro che cinque minuti possono rovinare il tuo ritmo. Altre volte invece puoi concentrarti solo per 10 minuti prima di dover staccare per un’ora intera.

Prova a pianificare le interruzioni

Dopo essermi reso conto che non avrei curato la mia tendenza a procrastinare con la tecnica del Pomodoro, ho provato a programmare le interruzioni tra un’ attività e l’altra. Durante questa pausa programmata, mi sono dato il permesso di svolgere tutte le attività “spreca-tempo” (incluso l’utilizzo di smartphone e dei social media) fino a quando mi sono annoiato e sono tornato al dovere. Non sono mai stato così efficiente.


Invece di utilizzare la tecnica dei Blocchi di Tempo

La pratica dei blocchi temporali – dove dividi i tuoi giorni in una serie di fasce orarie – è stata pensata come alternativa alla tua lista di cose da fare. È simile alla tecnica Pomodoro, ma invece di lavorare per 25 minuti e di riposare per 5, pianifichi le attività nel tuo calendario per tutto il tempo necessario. In linea di massima è un approccio fantastico, ma se tu, come la maggior parte delle persone, sottovaluti sempre il tempo necessario per fare qualcosa, quando arrivi alla fine della giornata, finirai per sentirti male se non seguirai il tuo programma.

Prova a dividere la tua settimana in giorni a tema

Jack Dorsey, CEO di Twitter e Square, divide la sua settimana assegnando un tema ad ogni giorno (lunedì per la gestione dello staff, martedì si dedica al prodotto…).
Puoi implementare lo stesso tipo di tecnica nella tua giornata lavorativa, ma se il tuo lavoro non è l’ideale per concentrarti su una singola cosa al giorno, puoi dedicare la mattinata ad un compito, il primo pomeriggio ad un altro e il tardo pomeriggio/sera ad un’altra cosa diversa. In questo modo, invece di essere eccessivamente restrittivi sulla conclusione di un’attività in un determinato periodo di tempo, avrai la flessibilità per eseguire qualsiasi lavoro che ti avvicini all’obiettivo finale di quella particolare area.


Invece di fare prima i compiti più difficili

Non so voi, ma ogni volta che svolgo il compito più difficile di prima mattina – di solito non riesco a fare nient’altro di produttivo per quel giorno. Per me, le cose difficili tendono a richiedere più tempo per pensare, il che significa che sono molto più propenso a diventare pignolo e ad investire più tempo del dovuto in quella particolare attività. Cosa che non accade quando inizio la giornata completando alcune routine più leggere.

Prova a fare le cose che ti fanno sentire meglio

Personalmente, mi sento molto più produttivo quando sono fiducioso, e un modo semplice per acquisire sicurezza è quello di portare a termine una serie di piccoli compiti facili da fare e che richiedono poco tempo (ad esempio l’eliminazione di un’e-mail).
Nel libro: “Mark Zuckerberg: Ten Lessons In Leadership” di Michael Essany, viene riportata una citazione dell’amministratore delegato di Facebook: “Se fai prima le cose che sono più facili, allora potrai davvero fare molti progressi“.


Invece di cercare di ottimizzare e automatizzare tutto

Molti guru della produttività ti diranno che la chiave dell’efficienza è la razionalizzazione e l’automazione. In una certo senso, hanno ragione, ma non tutto può essere automatizzato, non ancora, comunque. Scrivere un articolo ne è la prova. Certo, posso sistematizzare il processo, ma non sempre mi risparmia più tempo.

Prova a concentrarti su una sola attività alla volta

Sappiamo che concentrarsi su una cosa alla volta è un consiglio vecchio come il tempo. Ma quante volte hai perso tempo a preoccuparti di qualcosa che non ha nulla a che fare con ciò su cui stai lavorando?. Come riporta questo studio di Harvard Study del 2010, siamo molto più felici quando siamo completamente concentrati su ciò che stiamo facendo.
Gli psicologi che hanno preso parte alla ricerca, Matthew A. Killingsworth e Daniel T. Gilbert, hanno concluso che: “La mente umana è una mente errante, e una mente errante è una mente infelice …. La capacità di pensare a ciò che non sta accadendo è un risultato cognitivo che ha un costo emotivo“.

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